Um cliente de escritório de advocacia me chamou ano passado achando que precisava trocar a impressora “que já não aguenta mais o volume do escritório”. Depois de olhar o histórico de manutenção, ficou claro que o problema não era a máquina — era o modelo de aquisição. Compra própria de impressora corporativa é decisão que envelhece mal: em três anos, o custo de toner, peça de reposição e chamado técnico avulso costuma superar o valor pago na própria máquina. É aí que entra a locação, que deixou de ser exceção e virou a forma mais comum de equipar escritório de porte pequeno a grande no Brasil.
Quanto custa de verdade
Os valores de referência do mercado em 2026 giram em torno de R$ 0,03 a R$ 0,08 por página impressa em preto e branco e de R$ 0,25 a R$ 0,60 por página colorida, no modelo de outsourcing com custo por página incluindo praticamente tudo, exceto o papel. Para dar um exemplo real de proporção: um escritório com volume médio de 5 mil páginas por mês costuma pagar em torno de R$ 0,10 por página impressa, somado à taxa de locação da máquina.
Em termos de mensalidade fixa, uma impressora multifuncional A4 preto e branco para faixa de 1.000 a 4.000 impressões mensais fica entre R$ 140 e R$ 310 por mês, já incluindo manutenção e suprimento. Uma laser monocromática simples pode começar em R$ 150 mensais, enquanto uma multifuncional de alta capacidade, voltada para volume grande de impressão colorida, passa facilmente de R$ 600 por mês.
Os dois modelos de contrato que você vai encontrar
Taxa fixa mais páginas impressas: você paga um valor mensal pela locação da máquina e paga à parte pelo número de folhas efetivamente impressas naquele mês — modelo bom para quem tem volume variável e quer previsibilidade só na parte de equipamento.
Franquia mais excedente: você paga um valor mensal fixo que já inclui uma cota de páginas (por exemplo, 3 mil páginas inclusas), pagando só pelo que ultrapassar esse limite — modelo melhor para quem tem volume mais estável e previsível mês a mês, porque facilita o controle de orçamento.
Por que faz mais sentido financeiro que comprar
A vantagem central da locação não é só não gastar com a compra da máquina — é transformar um custo opaco e imprevisível (que hoje está espalhado entre manutenção, toner avulso, peça trocada às pressas e chamado técnico emergencial) numa fatura única, mensurável e auditável. Isso facilita muito o planejamento financeiro de qualquer empresa, principalmente PME que não tem departamento de TI próprio para gerenciar parque de impressoras.
Na prática, ao alugar, a empresa não precisa investir na compra da impressora, não compra toner, cilindro, fusor nem qualquer outro suprimento ou peça de reposição — tudo já está incluso no contrato — e tem atendimento técnico no local previsto para até 24 horas em caso de pane. Isso elimina o cenário clássico de escritório parado esperando peça chegar, porque a responsabilidade pela disponibilidade da máquina passa a ser do fornecedor, não da equipe interna.
Monocromática ou colorida: como decidir
Impressora monocromática costuma ter custo por página significativamente menor e velocidade de impressão maior, já que não processa informação de cor — vale para escritório que imprime principalmente documento de texto, contrato e relatório. Quem lida com material gráfico, proposta comercial ou apresentação com frequência acaba precisando de impressora colorida, mas vale considerar um modelo misto: multifuncional monocromática para o volume principal e uma colorida menor, de uso pontual, para reduzir o custo médio por página no fim do mês.
Sinal de que sua empresa já devia ter migrado para locação
Alguns sinais práticos que costumo identificar em auditoria de parque de impressoras: chamado técnico avulso mais de uma vez por trimestre na mesma máquina, gasto mensal com toner avulso que já superaria a parcela de uma locação equivalente, e máquina com mais de quatro anos de uso sem previsão de substituição. Quando dois desses três sinais aparecem juntos, o cálculo quase sempre favorece a migração para locação, mesmo considerando o custo de trocar de fornecedor.
Perguntas frequentes
O contrato de locação inclui manutenção preventiva?
Na maioria dos contratos sérios, sim — manutenção preventiva programada é parte do valor mensal, não item extra, justamente para reduzir a chance de pane que gera chamado emergencial.
O que acontece com a impressora quando o contrato termina?
A máquina retorna para o fornecedor, que fica responsável pelo descarte ou reaproveitamento correto — isso resolve de forma automática o problema de e-waste corporativo que sobra quando a empresa é dona do equipamento.
Dá para trocar de modelo de impressora no meio do contrato?
Depende do fornecedor, mas a maioria permite upgrade de equipamento mediante ajuste de contrato, principalmente se o volume de impressão da empresa cresceu significativamente.
Vale a pena para empresa pequena, com poucas impressões por mês?
Depende do volume mínimo contratado pelo fornecedor. Empresas com volume muito baixo às vezes saem mais baratas com compra de impressora simples e manutenção avulsa — o cálculo muda a partir de um certo volume mensal, que costuma ficar em torno de 1.000 páginas.
Se sua empresa já usa equipamento multifuncional de rede, vale também revisar a segurança de acesso do painel — problemas como senha padrão não alterada na Ricoh MP 305SPF ou na Kyocera ECOSYS M5526cdw são falhas comuns que expõem a rede da empresa, independente do modelo de aquisição do equipamento.
